Metode dalam membangun KMS menurut Amrit Tiwana

Dalam bukunya, Amrit Tiwana mengemukakan metodologi dalam membangun Knowledge Management System (KMS). Metode tersebut terdapat empat tahap, yaitu:

1. Evaluasi infrastruktur
1. Analisa existing infrastruktur
2. Menyatukan knowledge management dengan strategi bisnis
2. Analisa, desain dan development KMS
1. Desain KM infrastruktur
2. Audit dan analisa existing knowledge
3. Desain tim KM
4. Pembuatan KM blueprint
5. Develop KMS
3. Deployment
1. Deploy menggunakan RDI (result driven incremental) method
2. Mengelola perubahan, budaya, dan sistem reward
4. Evaluasi
1. Mengevaluasi kinerja
2. Menghitung ROI (return on investment)
3. Mengembangkan KMS secara berkala

Mari kita bahas langkah demi langkah dalam metodologi Amrit Tiwana tersebut:

Tahap Evaluasi Infrastruktur

1. Analisa infrastuktur yang ada saat ini. Dalam langkah ini dilakukan hal-hal sebagai berikut:
1. Menghubungkan eksisting jaringan, intranet, ekstranet ke dalam strategi Knowledge Management
2. Memahami Knowledge Management framework dan komponennya
3. Mengintegrasikan eksisting intranet dan ekstranet dengan KMS
4. Analisis kebutuhan bisnis awal untuk mengevaluasi pemilihan knowledge server
5. Mengidentifikasi keterbatasan dan gap di dalam infrastruktur yang ada
6. Mengambil langkah pasti untuk investasi dan membangun struktur yang ada
2. Menyatukan KM dengan strategi bisnis. Menyelaraskan KM sangat pengint dilakukan agar investasi yang dikeluarkan menjadi tidak sia-sisa.
1. Menganalisa knowledge gaps dan menghubungkannya dengan strategic gaps
2. Untuk bisa menjual Knowledge Management project di internal
3. Menentukan CSF dalam desain Knowledge Management

Tahap analisa, desain dan development KMS

1. Desain KM infrastruktur
1. Mimilih komponen IT untuk membuat, menemukan, dan memadukan knowledge
2. Mengidentifikasikan sumber knowledge internal dan eksternal
3. Menentukan paltform dalam kolaborasi
2. Audit dan analisa knowledge
1. Analisa knowledge
2. Identifikasi dan pengelompokan knowledge
3. Desain tim KM.
1. Mengidentifikasi stakeholder
2. Menentukan sumber (expert) untuk bidang tertentu
3. Memilih project leader yang berpengalaman
4. Mengidentifikasikan hal-hal seperti keterlibatan end-user dan dukungan dari manajemen
5. Menyeimbangkan tim manajemen dan teknologi
4. Pembuatan KM blueprint. Merancang KMS secara keseluruhan baik hardware, software, jaringan dan design dari data.
5. Develop KM. Dalam tahapan pengembangan ini, tiap lapisan dari 7 layer arsitektur Knowledge Management mulai diteliti lebih dalam lagi. Pada tahapan ini pula, pemilihan teknologi, prototype tampilan, serta bentuk modul-modul dari Knowledge Management System sudah mulai dibuat untuk kemudian difinalisasikan. Implementasi untuk masing-masing layer mulai dikembangkan dan dikonfigurasikan.

Tahap deployment

1. Metode RDI. Dalam melakukan deployment suatu sistem, maka diperlukan metodologi untuk membantu kelancaran fase deployment dalam proyek pengembangan sistem. Salah satu metodologi yang cukup handal adalah metodologi Result-Driven Incremental.Keunggulan dari pendekatan ini adalah, Knowledge Management System dapat diimplementasikan dengan cepat, dan dapat dibuat sebuah pilot system. Pilot system ini sangat berguna untuk mengukur respons dari para staff akan Knowledge Management System, dan untuk mengukur efektifitas kehadiran sebuah Knowledge Management System di dalam perusahaan. Selain itu, dengan incremental approach ini, Knowledge Management System dapat terus berkembang seiring dengan datangnya kebutuhan-kebutuhan baru akan Knowledge Management System di perusahaan.
2. Mengelola perubahan, budaya dan reward. Pada tahapan ini, seorang CKO (Chief Knowledge Officer) yang bertugas untuk mengawasi dan mengawal jalannya Knowledge Management System agar sistem dapat berjalan dengan baik.

Tahap Evaluasi

Pada tahapan ini hasil implementasi dari Knowledge Management sudah mulai diukur dan divaluasi. Pengukuran hasil implementasi Knowledge Management sangat diperlukan untuk dapat mengetahui keefektifan dari implementasi Knowledge Management di suatu perusahaan.

Referensi:
Tiwana, A. (1999). The Knowledge Management Toolkit. Prentice Hall.