Berikut adalah contoh IS/IT valuation sederhana untuk penerapan wireless scanner. Pada contoh dibawah akan dibandingkan proses pengiriman sebelum menggunakan wireless scanner (manual) dan sesudah menggunakan wireless scanner. Dalam satu proses ini yaitu proses pengiriman, nilai maupun keuntungan yang didapat dalam penerapan wireless scanner dapat mencakup berbagai hal jika mengacu kepada setidaknya empat kriteria diatas yaitu: menurunkan biaya, meningkatkan proses bisnis, mengurangi resiko, meningkatkan keakuratan.
1. Merencanakan dan mencetak daftar barang dari sistem
2. Mengambil daftar barang di kantor
3. Menentukan dan mengambil barang di gudang
4. Mengembalikan surat konfirmasi pengambilan barang dari gudang ke kantor
5. Memasukkan konfirmasi ke sistem dan mencetak surat pengiriman
6. Mengantarkan barang ke pelanggan
7. Mengembalikan bukti terima dari pelanggan dan mengupdate ke sistem
Dengan pengimplementasian wireless scanner, maka beberapa proses dapat dihilangkan sehingga proses lebih singkat, lebih cepat, dan keakuratan data lebih baik. Proses setelah implementasi wireless scanner adalah:
1. Merencanakan dan kalau diperlukan mencetak daftar barang dari sistem
2. Tidak perlu ada pengambilan list barang, dari gudang dapat langsung lihat daftar barang yang akan dikeluarkan
3. Orang gudang dapat langsung mengkonfirmasi ke sistem dan mencetak tanda terima untuk pelanggan untuk barang yang akan dikirim. Barang langsung dikirim ke pelanggan dan langsung update ke sistem melalui web.
Dapat kita lihat perbedaan yang besar dalam proses pengiriman barang sebelum dan sesudah penerapan wireless scanner, jika dengan manual maka diperlukan tujuh langkah, sedangkan dengan menggunakan wireless scanner akan mengurangi empat langkah sehingga menjadi hanya tiga langkah saja.Langkah selanjutnya dalam melakukan valuation IS/IT dalam hal ini implementasi wireless scanner adalah dengan mengubahnya kedalam variabel yang dapat diukur secara ekonomis (uang). Berikut dibawah adalah contoh IS/IT valuation dari penerapan wireless scanner tersebut.
Asumsi sebelum implementasi wireless scanner:
1. Jumlah inventory per tahun = USD 5.000.000
2. Jumlah safety stock (stok minimum untuk ketersediaan barang) sebesar 8% dari total inventory = USD 400.000
3. Gaji satu orang data entry = USD 8 per jam
4. Gaji satu orang supervisor = USD 12 per jam
5. Gaji satu orang operasional gudang = USD 7 per jam
6. Biaya operasional untuk pengambilan list barang = USD 6.500 per tahun
7. Terdapat human error dalam memasukkan data, sehingga diperlukan perbaikan = 5 menit per hari
8. Biaya operasional seperti kertas, tinta, dan sebagainya = USD 3.000 per tahun
Tangible
Dalam pengimplementasian wireless scanner keuntungan yang didapat yang berupa tangible adalah safety stock. Jika menggunakan sistem lama (manual) yang dikarenakan ketidak-akuratan data sehingga terdapat stock yang berlebih hingga ditetapkan sebanyak 8% dari inventory, namun dengan adanya wireless scanner, data didapat lebih cepat dan akurat sehingga safety stock dapat ditekan hingga 50% dari safety stock sebelum implementasi. Uang sebesar USD 200.000 dapat digunakan sebagai tambahan dalam cash flow yang sangat berguna untuk berbagai keperluan perusahaan.
Intangible
Banyak yang tidak menyadari faktor human error adalah suatu pemborosan biaya yang dikeluarkan. Sebagai contoh adalah kesalahan pengiriman barang yang berakibat pelanggan akan menolak dan mengambalikan barang, maka biaya pengiriman dan pengembalian barang akan menjadi sia-sia, disamping itu gaji pegawai juga akan terbuang sia-sia karena diperlukan koreksi data dan pengulangan proses. Walaupun gaji pegawai yang terbuang sia-sia bernilai sangat kecil, namun jika kita jumlahkan dalam satu tahun, kita akan terkejut akan jumlahnya, seperti contoh pada tabel dibawah ini:
Jika ditotalkan secara keseluruhan dari penilaian IS/IT dalam menerapkan wireless scanner adalah USD 208.550 + USD 38.124 maka akan didapatkan pengurangan biaya sebesar USD 246.674 per tahun.
Martin Robert, 2007. "Developing an ERP Business Case". Neustro Consulting, Ltd.
No comments:
Post a Comment