Kategori knowledge

Knowledge dapat dikategorikan kedalam tiga bagian. Knowledge menurut Amrit Tiwana (1999):

1.      Core Knowledge:

Pengetahuan dasar yang dimiliki semua pesaing, menciptakan penghalang untuk masuknya pesaing baru. Walaupun tidak memberikan pembeda terhadap pesaing, namun pengetahuan dasar ini harus dimiliki oleh perusahaan.

2.      Advanced Knowledge

Pengetahuan yang lebih maju yang dapat membuat perusahaan lebih kompetitif, memberikan daya pembeda pada produk terhadap pesaing melalui penerapan pengetahuan yang lebih unggul dalam bidang tertentu.

3.      Innovative Knowledge

Pengetahuan inofatif yang membuat perusahaan dapat memimpin persaingan secara menyeluruh dan bahkan dapat mengubah  persaingan (menjadi trend-setter).

Dalam penerapan knowledge management, knowledge yang pertama dan harus ada dalam perusahaan adalah core knowledge karena perusahaan harus memiliki core knowledge dulu baru dapat mendefinisikan advanced knowledge bahkan innovative knowledge. Untuk dapat mengidentifikasikan knowledge dalam perusahaan, dapat digunakan SECI model milik Nonaka yang dapat dilihat pada dibawah ini:

Referensi:

Tiwana, A. (1999). The Knowledge Management Toolkit. Prentice Hall.

Peranan leadership dalam knowledge management (Process)

Kita telah membahas peranan leadership pada dua komponen knowledge management sebelumnya, tulisan ini melanjutkan dengan membahas peranan leaderhsip pada process.

Leadership mencakup dari setiap level dalam penerapan knowledge management pada perusahaan seperti framework dibawah ini yang diterapkan dalam IBM yang dinamakan Intelectual Capital Management (ICM) sebagai dasar dalam sharing and reuse knowledge dalam perusahaan (Huang, 1997). Dalam framework ICM yang diterapkan oleh IBM dapat kita lihat bahwa dalam setiap proses, leadership mempunyai peranan yang sangat besar yaitu berupa komitmen dari para pimpinan pucuk (top-down) dan keterlibatan para professional secara pro-aktif (bottom-up) dalam setiap proses untuk mendukung kesuksesan knowledge management. IBM menyadari bahwa peran leadership tidak hanya pada proses tertentu saja, namun setiap proses dalam knowledge management memerlukan leadership yang kuat untuk keberhasilan penerapan knowledge management.

ICM diimplementasikan di IBM dengan susunan beberapa proses yang terdapat pada framework diatas yang meliputi:

·         Visi “one firm, one face” yang menyatukan setiap orang dengan satu tujuan dan satu prinsip yang sama.

·         Menselaraskan strategi ICM dengan strategi bisnis yang ada.

·         Value system yang mendorong kebiasaaan sharing.

·         Menyeimbangkan organisasi dengan menyatukan antara informal dan formal, karena hubungan informal dapat menimbulkan kesatuan yang erat.

·         Teknologi yang memampukan perusahaan untuk berkolaborasi dan sharing.

·         Insentif dan pengukuran untuk mendorong sharing dan reuse intellectual capital (IC) serta dapat memonitoring penggunaan dari knowledge dan nilai knowledge tersebut bagi bisnis.

·         Leadership yang kuat diperlukan dalam mensukseskan setiap layer framework diatas, bukan hanya dari top manajemen (top-down), tapi juga dari professional (bottom-up).

Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada success model dibawah ini:

Kita telah melihat peranan leadership pada ketiga komponen utama knowledge management. Dalam implementasi knowledge management, sangatlah dibutuhkan komitmen dari para stakeholder. Implementasi Knowledge Management bukanlah suatu hal yang mudah, karena banyak melibatkan banyak aspek, dan akan merubah culture dan kebiasaan dari perusahaan. Merubah culture dan kebiasaan membutuhkan proses yang panjang dan waktu yang lama. Oleh karena itu, komitmen dari para stakeholder sangatlah diperlukan dalam implementasi Knowledge Management di perusahaan, agar proses perubahan sebagai dampak dari implementasi Knowledge Management dapat berjalan dengan mulus. Untuk mendapatkan komitmen dari para stakeholder, diperlukan sebuah leadership dan strategi yang baik untuk dapat memenangkan komitmen dari para stakeholder, dan untuk menanamkan pemikiran “sense of belonging” terhadap proyek Knowledge Management.

Secara garis besar, leadership berperanan dalam memberi dukungan terhadap penerapan knowledge management terutama dukungan dari pimpinan puncak yang memberukan sumber daya, mendorong, mengatur, mengontrol, dan mengukur penerapan knowledge management. Selain itu leadership juga diperlukan dalam karyawan (bottom-up) melalui kerjasama dan komitmen dalam kesuksesan knowledge management. Leadership merupakan salah satu faktor penting dalam keberhasilan penerapan knowledge management, banyak pakar knowledge management yang menyertakan leadership sebagai salah satu faktor dalam success model knowledge management baik dalam buku maupun dalam jurnal mereka. Karena itu dalam pengembangan success model knowledge management, sebaiknya tidak melupakan peranan leadership.

Referensi:

Huang Kuan-Tsae, 1997 "Capitalizing Collective Knowledge for Winning, Execution dan Teamwork", Journal of Knowledge Management, Vol. 1 Iss:2, pp.149-156

Peranan leadership dalam knowledge management (Teknology)

Setelah pembahasan peranan leadership pada people dalam knowledge management, maka pada tulisan ini akan memaparkan pada Technology.

Massey, Montoya-Weiss, dan O’Driscoll (2002) menyajikan suatu model keberhasilan knowledge management berdasarkan studi kasus Nortel. Model itu didasarkan pada kerangka yang diusulkan oleh Holsapple dan Joshi (2001) dan mencerminkan bahwa kesuksesan knowledge management didasarkan pada pemahaman organisasi, pengguna knowledge, dan cara mereka menggunakan knowledge. Juga dikatakan  bahwa knowledge management adalah proses perubahan organisasi dengan hasil yang membawa keberhasilan knowledge management. Berikut adalah model keberhasilan knowledge management menurut Massey et al.:

Pada gambar telihat bahwa leadership mempengaruhi dalam menentukan teknologi yang akan digunakan. Pimpinan atas memegang peranan leadership dalam menentukan strategi untuk pemilihan dan pengawasan teknologi dalam penerapan knowledge management. Dukungan manajemen kunci melalui leadership dapat berupa pengalokasian dan pengendalian sumber daya proyek (dana), pengadaan barang dalam pembuatan sistem knowledge management (KMS).

Dalam artikel yang lain Jennex dan Olfman (2004) menyajikan suatu model keberhasilan sistem knowledge management (KMS) yang didasarkan pada model keberhasilan sistem informasi (IS) milik DeLone dan McLean (1992, 2003). Dalam model kesuksesan terdapat leadership pada “Management support” yang terdapat dalam service quality. Service quality disini adalah memastikan bahwa knowledge management dukungan yang cukup dalam penerapannya, yang didalamnya terdapat management support, user knowledge management service quality, dan information system knowledge management service quality. Management support mengacu kepada dukungan manajemen dalam menyediakan semua kebutuhan sumber daya yang diperlukan knowledge management untuk penciptaan dan pemeliharaan knowledge management, mendorong untuk berbagi dan menggunakan knowledge, memberikan arah kepada orang-orang yang terlibat dalam knowledge management, mengembangkan budaya organisasi yang mendukung knowledge management yang dapat kita lihat pada gambar dibawah ini:

Dapat kita lihat dengan jelas bahwa leadership yang kuat juga diperlukan dalam aspek technology dalam knowledge management. Leadership berperan dalam dukungan management dalam pemilihan, pengadaan, pengawasan, dan pengukuran teknologi yang digunakan dalam knowledge management.

Referensi:

1. Holsapple, C.W., Joshi, K.D. (2000). An investigation of Factors that Influence the Management of Knowledge in Organizations. Journal of Strategic Information Systems, Vol. 9 No.2/3, pp.235-61.
2. Jennex, M.E., & Olfman, L. (2004). A Model of Knowledge Management Success. IGI Global.
   
   
   
   
   
   

Peranan leadership dalam knowledge management (People)

Seperti sudah kita ketahui bersama, knowledge management terdiri dari tiga komponen utama, yaitu People, Process, dan Technology. Dalam tulisan ini akan dibahas tentang pengaruh leadership dalam knowledge management terutama pada tiga komponen tersebut.


Pengaruh leadership pada People

People sangat penting dalam keberhasilan penerapan knowledge management, karena itu leadership yang kuat sangat memiliki peranan besar dalam model kesuksesan knowledge management. Penerapan knowledge management akan membuat suatu perubahan pada perusahaan terutama perubahan budaya orang-orang yang terlibat. Dalam artikelnya  John Paul Kotter, (1998) yang berjudul “Winning at change” mengatakan bahwa leadership ada pada setiap level dalam organisasi. Terdapat beberapa langkah dalam menjalankan dan memperkuat leadership untuk memenangkan perubahan yang terjadi dalam sebuah implementasi knowledge management. Berikut adalah peranan leadership:

1. Membangun perasaaan pentingnya (sense of urgency) knowledge management pada stakeholder. Dalam langkah pertama ini, leadership yang diharapkan adalah membentuk sense of urgency agar setiap stakeholder yang terlibat dalam knowledge management merasa bahwa penerapan knowledge management sangat penting dan mendesak dalam bisnis mereka. Seorang pemimpin dituntut untuk mempu mengidentifikasi akar masalah, keperluan bisnis dan peluang yang ada dalam penerapan knowledge management.
2. Membentuk koalisi yang kuat. Koalisi yang kuat akan membentuk support yang kuat pula, baik dukungan dari pimpinan puncak maupun dukungan dari para karyawan yang terlibat dalam penerapan knowledge managenent. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar setiap stakeholder mempunyai “sense of belonging”. Jika dimungkinkan mempunyai seorang Chief Knowledge Officer (CKO) yang khusus untuk menerapkan KM dalam perusahaan. Selain membentuk koalisi yang kuat, maka leadership disini juga diperlukan agar sekelompok orang-orang yang terlibat dalam knowledge management dapat berkerja sebagai kesatuan tim.
3. Membuat Visi. Visi mendefinisikan keadaan masa depan yang diinginkan dalam suatu organisasi. Visi adalah pandangan jangka pandang dan menggambarkan organisasi akan menjadi seperti apa. Visi sangat penting untuk mengarahkan perubahan yang diinginkan dalam penerapan KM, karena visi akan mengendalikan setiap langkah dalam penerapan KM, karena itu visi yang dibuat haruslah clear dan tidak ada keraguan. Selain menentukan visi, leadership juga diperlukan dalam menentukan strategi-strategi untuk mencapai visi tersebut.
4. Mengkomunikasikan visi. Mengkomunikasikan visi pada setiap stakeholder yang terlibat dalam penerapan KM. Dengan aktif melakukan komunikasi dengan menggunakan setiap kendaraan yang ada kepada tiap pihak yang terlibat mengenai pentingnya KM dan keuntungannya bagi perusahaan dan bagi setiap stakeholder, kegiatan ini dapat mendorong para stakeholder yang terlibat untuk turut ambil bagian dalam proyek dan bekerja sebagai tim. Hal ini dapat dilakukan melalui berbagai cara seperti pelatihan kesadaran secara berkala, meeting berkala, dan sebagainya. Leader juga harus mengajarkan perilaku dan dapat jadikan contoh terhadap orang-orang sekitarnya.
5. Mendorong yang lain untuk bertindak sesuai dengan visi. Leadership juga berperan dalam mendorong agar stakeholder untuk bertindak sesuai dengan visi yang telah ditentukan atau dengan kata lain menghilangkan halangan yang merintangi visi. Untuk hal tersebut, seorang pemimpin dapat merubah sistem atau struktur yang menghalangi terjadinya perubahan, sekaligus mendorong untuk mengambil resiko dengan melakukan hal-hal yang baru dan melakukan hal-hal tersebut. Leadersip juga akan sangat berperan terhadap level komitmen stakeholder dalam penerapan knowledge management.
6. Merencanakan dan membuat target jangka pendek Strategi untuk mendapatkan komitmen dan dukungan penuh dari pimpinan perusahaan adalah dengan memberikan suatu hasil yang nyata untuk ditunjukkan kepada pimpinan perusahaan. Seorang leader disini dituntut untuk dapat merencanakan kinerja yang dapat diukur, menciptakan improvement, dan menerapkan sistem reward bagi yang terlibat dalam improvement.
7. Terus mengembangkan improvement Improvement terus dilakukan untuk mendapatkan hasil yang terbaik, dengan cara mengevaluasi sistem dan merubahnya jika diperlukan, ataupun membuat aturan-aturan baru untuk meningkatkan kredibilitas sistem. Serta jangan dilupakan sistem reward yang telah dilakukan dengan memberikan reward dalam bentuk apapun terhadap karyawan yang mendukung perubahan dan berjalan sesuai dengan visi KM. Leadership sangat diperlukan dalam melakukan improvement secara berkesinambungan dengan mengevaluasi sistem,  dengan merubah, membuat aturan-aturan baru untuk meningkatkan kredibilitas sistem serta mengangkat, mempromosi, dan mengembangkan karyawan yang mendukung perubahan dan berjalan sesuai dengan visi. Diperlukan feedback untuk mengevaluasi dan memastikan bahwa semua yang telah direncanakan berjalan dengan baik. Beberapa hal untuk melakukan feedback adalah evaluasi dari kejadian nyata di lapangan, mengukur target dari sebuah aktifitas apakah sesuai jadwal, tujuan dan lainnya, serta menggunakan tools untuk evaluasi seperti kuisioner, survey dan sebagainya. 
8. Memasukkan KM kedalam culture perusahaan. Setelah stakeholder sudah terbiasa dengan knowledge management yang diterapkan, maka budaya knowledge management sudah menjadi milik mereka. Namun kebiasaan tersebut perlu dimasukkan kedalam culture perusahaan untuk menjaga kebiasaan-kebiasaan tersebut terus dapat terjaga dimasa yang akan datang, karena jika belum menjadi budaya maka kebiasaan tersebut dapat hilang dari perusahaan. Misalnya jika para pemimpin yang terlibat langsung dalam penerapan knowledge management ini pergi dari perusahaan, atau stakeholder yang terlibat sudah tidak ada lagi, maka kebiasaan tersebut dapat pudar. Karena itu kebiasaan-kebiasaan yang sudah terbentuk perlu dimasukkan kedalam culture perusahaan dengan cara memasukkan kebiasaan tersebut dalam Sistem Operating Procedure (SOP) maupun policy-policy yang dimiliki perusahaan.

Referensi:
Kotter, J. P. (1998). Winning at change. A publication of the Drucker Foundation and Jossey-Bass, Inc., Publishers.

Leadership dan knowledge management

Tulisan ini menyambung bahasan sebelumnya, dimana terdapat empat pilar yang mendukung kesuksesan knowledge management yaitu Leadership, Organization, Technology dan Learning. Pembahasan dibawah ini akan memaparkan hubungan leadership dengan knowledge management.

Pengertian Leadership

Leadership atau kepemimpinan dimiliki oleh setiap perusahaan, namun level atau kadar leadership di setiap perusahaan berbeda.

Quinn Mills (2005) mendifinisikan leadership sebagai proses dimana satu orang mempengaruhi pikiran, sikap, dan perilaku orang lain. Pemimpin menetapkan arah, membantu melihat apa yang didepan, mendorong dan mengilhami orang-orang disekelilingnya. Sedangkan Pemberton et al. (2002) mengatakan bahwa kepemimpinan memainkan peranan penting dalam mengarahkan pembelajaran dalam perusahaan dan mendorong suatu filosofi perbaikan secara terus-menerus berdasarkan berbagi ide, kepercayaan, eksperimen, dan visi eksternal. John C Maxwell dalam tulisannya yang berjudul "21 irrefutable laws of leaderhsip" secara singkat menjelaskan sebagai pengaruh - tidak lebih, tidak kurang.

Dapat disimpulkan bahwa leadership adalah suatu proses mempengaruhi lingkungan sekitar, baik individu maupun kelompok dalam organisasi untuk mencapai tujuan tertentu secara efektif.

Hubungan Leadership dengan knowledge management

Leadership yang kuat sangat dibutuhkan dalam berbagai aspek dalam perusahaan. Demikian juga dalam penerapan knowledge management, leadership memainkan peranan yang sangat penting. Ini terbukti dari berbagai jurnal yang meneliti kaitan antara leadership dengan penerapan knowledge management yang menemukan bahwa leadership sangat berpengaruh dalam kesuksesan penerapan knowledge management. Bahkan framework yang dinamakan ICM (Intelectual Capital Management) yang digunakan dalam menerapkan knowledge management menunjukkan bahwa leadership sangat berpengaruh terhadap setiap layer/tahapan penerapan knowledge management.

Mohamed Khalifa dan Vanessa Liu (2003) mendapatkan hasil bahwa leadership mempengaruhi dalam kesuksesan penerapan KM selain culture dan KM strategy. Dikatakan bahwa peranan leadership biasanya berada pada posisi CKO (Chief Knowledge Officer), yang bertanggungjawab terhadap penerapan knowledge management. Selain itu CKO juga mempunyai tugas sebagai pemimpin yang menentukan policy, terlibat langsung dalam membentuk budaya perusahaan, mendapatkan komitmen dari para pucuk pimpinan (top executives), serta menciptakan strategic value dalam penerapan knowledge management. Berikut adalah tabel hasil penelitian yang didapat oleh Mohamed Khalifa dan Vanessa Liu: 

Berdasarkan tabel tersebut diatas, leadership mempunyai pengaruh yang signifikan terhadam knowledge management infrastructural capabilities. Untuk model penelitian yang digunakan oleh Mohamed Khalifa dan Vanessa Liu dapat dilihat pada bagan dibawah ini:

Dalam jurnalnya, Murray E Jennex (2008) yang berjudul “Knowledge Management System Success Factors”, menyimpulkan dari berbagai jurnal yang ada bahwa faktor sukses dalam pengembangan sistem knowledge management ada dua belas faktor. Dan leadership adalah salah satu faktor sukses yang terdapat pada nomor enam dan dapat kita lihat pada tabel dibawah ini: 

No	Success Factor	Source
1	Infrastruktur yang terintegrasi termasuk jaringan, database/repositories, komputer, software, knowledge management expert	Alavi and Leidner (1999), Barna (2002), Cross and Baird (2000), Davenport et al. (1998), Ginsberg and Kambil (1999), Jennex and Olfman (2000), Mandviwalla et al. (1998), Sage and Rouse (1999), Yu et al. (2004)
2	Strategi knowledge management yang meliputi identifikasi user, level pengalaman user, sumber, proses, strategi penyimpanan, knowledge dan hubungan antara strategi dengan sistem knowledge management	Barna (2002), Ginsberg and Kambil (1999), Holsapple and Joshi (2000), Jennex et al. (2003), Koskinen (2001), Mandviwalla et al. (1998), Sage and Rouse (1999), Yu et al. (2004)
3	Struktur dari knowledge yang umum dalam perusahaan yang diartikualasikan dengan jelas dan mudah dipahami	Barna (2002), Cross and Baird (2000), Davenport et al. (1998), Ginsberg and Kambil (1999), Jennex and Olfman (2000), Mandviwalla et al. (1998), Sage and Rouse (1999)
4	Motivasi dan komitment dari user termasuk sistem insentif dan pelatihan	Alavi and Leidner (1999), Barna (2002), Cross and Baird (2000), Davenport et al. (1998), Ginsberg and Kambil (1999), Jennex and Olfman (2000), Malhotra and Galletta (2003), Yu et al. (2004)
5	Budaya perusahaan yang mendukung sharing dan pembelajaran knowledge	Alavi and Leidner (1999), Barna (2002), Davenport et al. (1998), Jennex and Olfman (2000), Sage and Rouse (1999), Yu et al. (2004)
6	Dukungan dari senior manajemen termasuk dalamnya adalah pengalokasian sumber daya, leadership dan menyediakan pelatihan	Barna (2002), Davenport et al. (1998), Holsapple and Joshi (2000), Jennex and Olfman (2000), Yu et al. (2004)
7	Mengukur dampak dari sistem knowledge management dan penggunaan knowledge itu sendiri, dan tak kalah pentingnya adalah memverifikasi bahwa knowledge  yang didapatkan adalah knowledge yang benar	Alavi and Leidner (1999), Davenport et al. (1998), Jennex and Olfman (2000), Sage and Rouse (1999)
8	Tujuan yang jelas dari penerapan Knowledge Management	Ackerman (1994), Barna (2002), Cross and Baird (2000), Davenport et al. (1998)
9	Sebuah learning organization	Barna (2002), Cross and Baird (2000), Sage and Rouse (1999), Yu et al. (2004)
10	Penggunaan knowledge yang mudah yang didukung oleh search, retrieval dan visualization dari fungsi sistem knowledge management	Alavi and Leidner (1999), Ginsberg and Kambil (1999), Mandviwalla et al. (1998)
11	Proses kerja yang didesain untuk dapat meng-capture dan penggunaan knowledge	Barna (2002), Cross and Baird (2000), Jennex and Olfman (2000)
12	Keamanan atau proteksi knowledge	Jennex and Olfman (2000), Sage and Rouse (1999)

Kita dapat melihat bahwa leadership sangat mempengaruhi dalam keberhasilan penerapan KM dalam suatu perusahaan, karena itu agar penerapan dapat berhasil maka perlu dibangun suatu leadership yang kuat di setiap level.

Referensi:

1. Jennex, M.E., & Olfman, L. (2004). A Model of Knowledge Management Success. IGI Global.
2. John C. Maxwell, 1998. “The 21 Irrefutable Laws of Leadership: Follow Them and People Will Follow You”. Maxwell motivation, Inc.
3. Mills Quin, 2005, “Leadership: How to lead, how to live”.
4. Mohamed Khalifa, Vanessa Liu, 2003, “Determinants of Successful Knowledge Management Programs”, Academic Conferences Limited.
5. Pemberton, J.D., Stonehouse, G.H. and Francis, M.S. (2002). Black and Decker - Towards a
   Knowledge-Centric Organization. Knowledge and Process Management. 9(3): 178-189.

Komponen dan pilar Knowledge management

Untuk dapat menerapkan knowledge management, kita harus mengenal komponen-komponen apa saja yang menyusun knowledge management. Dalam artikelnya yang berjudul EFQM Excellence Model and Knowledge Management Implications, Dilip Bhatt seorang konsultan Knowledge Management mengungkapkan tiga komponen knowledge management yang terdiri dari (Bhatt, 2000) yaitu People, Process, dan Technology.

Seperti yang dikemukakan Bhatt, setiap aspek dari knowledge management pasti berkaitan dengan tiga komponen tersebut, yaitu people, process, dan tehnology. Berikut adala contoh dari tiga pilar diatas

People: Knowledge berada didalam people dan akan ditransfer ke people juga, jadi people adalah faktor utama dalam penerapan keberhasilan knowledge management.

Process: Proses membantu untuk mengeksternalisasi (tacit menjadi explicit) yang berhubungan dengan perubahan proses kerja, organisasi dan lain sebagainya.

Technology: Teknologi disini berperan serta sebaga enabler dalam knowledge management, dimana teknologi mempunyai fungsi dalam capture, store, update, search dan re-use knowledge atau yang sering kita kenal sebagai KMS (Knowledge Management System).

Hal terpenting lainnya yaitu empat pilar utama dalam penerapan knowledge management yang dikemukakan oleh Stankosky (2000), seperti tercantum pada gambar dibawah ini:

Stankosky menjelaskan bahwa empat pilar tersebut yang menopang kekuatan dalam arsitektur knowledge management:

1. Leadership. Kepemimpinan mengembangkan strategi yang dibutuhkan untuk keberhasilan dalam sebuah lingkungan. Strategi itu menentukan visi dan harus menyelaraskan KM dengan strategi bisnis untuk mendorong nilai dari KM ke seluruh organisasi. Fokusnya adalah membangun dukungan dari para eksekutif.
   
2. Organization. Memperkenalkan KM membutuhkan perubahan dalam organisasi, dan KM dituntut untuk menjadi katalis dalam budaya perusahaan. Untuk memulai perubahan dalam organisasi, KM harus diintegrasikan dengan proses bisnis.
   
3. Technology. Sebagai tools dalam KM yang sangat penting. Menentukan dan mendefinisikan kemampuan IT sangat penting agar sesuai dan sejalan dengan kebutuhan organsisasi.
   
4. Learning. Pembelajaran dalam organisasi (organizational learning) harus diarahkan kepada pendekatan seperti peningkatan komunikasi, menjalankan tim yang lintas-fungsi, dan menciptakan komunitas belajar. Dalam konteks ini belajar dapat dideskripsikan sebagai mendapatkan knowledge atau kemampuan melalui belajar, pengalaman, atau instruksi-instruksi. Manusia (people) memainkan peranan penting dalam hal ini, baik dalam mengoperasikan KMS sebagai tools untuk mensuport perusahaan, berkolaborasi, berkomunikasi, sharing ide, dan sebagainya.

Sebaiknya jika kita ingin menerapkan knowledge management kita memperhatikan tiga komponen utama dan empat pilar disebut diatas untuk mempertinggi tingkat keberhasilan dalam menerapkan knowledge management.

Referensi:

1. Bhatt, D. (2000). EFQM Excellence Model and Knowledge Management Implications.
2. Stankosky, Michael 2000. A Theoretical Framework. KM World. Special Millennium Issue.

Knowledge Management: Pengertian dan keuntungan

Akhir-akhir ini banyak perusahaan yang mulai mencoba menerapkan knowledge management dalam lingkungan perusahaan. Mereka beranggapan bahwa dengan menerapkan knowledge management, perusahaan dapat meningkatkan daya saing (competitive advantage). Lalu apakah definisi knowledge management sebenarnya? Mari kita lihat definisi knowledge management melalui beberapa pakar berikut:

“Knowledge Management adalah manajemen dari knowledge yang penting yang eksplisit dan sisematis dan berhubungan dengan proses pembuatan, organisasi, penggunaan dan pengeksploitasian” (Skyrme dan Amidon, 1997).

“KM adalah perpaduan dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual dan pandangan ahli yang menjadi kerangka kerja untuk mengevaluasi dan menggabungkan informasi dan pengalaman: (Davenport dan Prusak, 1998). 

“Knowledge Management adalah proses kritikal dalam mengelola pengetahuan untuk memenuhi kebutuhan yang ada, dan mengeksploitasi, dan mendapatkan aset knowledge, untuk mengembangkan peluang” (Quintas et al, 1997). 

“Knowledge Management adalah sebuah proses dari pemanfaatan knowledge yang bermanfaat untuk mencapai inovasi dalam proses dan produk/layanan, efektif dalam mengambil keputusan, dan adaptasi perusahaan di pasar untuk menciptakan nilai bisnis dan competitive advantage bagi perusahaan” (Saleeh dan Goh’s, 2002).

Melalui beberapa pernyataan pakar knowledge management diatas, dapat kita simpulkan bahwa Knowledge Management adalah suatu pengaturan (manajemen) knowledge baik yang berupa tacit ataupun eksplisit yang berguna untuk memberikan nilai bagi perusahaan dan meningkatkan kompetensi perusahaan.

Dalam pengertian diatas mungkin ada 2 kata yang asing ditelinga kita yaitu: tacit knowledge dan explicit knowledge, lalu apa perbedaannya? Mari kita mulai dari explicit knowledge yang secara tidak sadar sering kita jumpai.

Explicit knowledge: pengetahuan (knowledge) yang dapat dituangkan, dinyatakan, dan disimpan dalam suatu media tertentu dan siap (mudah) ditransfer kepada orang lain. Contoh dari explicit knowledge adalah seperti buku, blog ini, wikipedia, manual, dokumen, video, audiodan sebagainya.

Tacit knowledge: kebalikan dari explicit yaitu pengetahuan (knowledge) yang ada didalam seseorang dan susah untuk ditransfer kepada orang lain melalui menuliskannya dalam suatu media dan sering dikenal dengan istilah "know-how". Contohnya adalah pengalaman seseorang, kemampuan seseorang, kemampuan berbahasa dan sebagainya.

Lalu mengapa banyak perusahaan berusaha untuk menerapkan knowledge management? Keuntungan-keuntungan apa yang diharapkan dalam menerapkan knowledge management?

Berikut adalah keuntungan-keuntungan yang diharapkan dalam penerapan KM pada perusahaan menurut Santosus dan Srmach (2001), serta Beijerse (1999) adalah:

• Meningkatkan inovasi dengan mendorong keluarnya ide-ide baru
• Meningkatkan service kepada pelanggan dengan menyingkatkan response time
• Meningkatkan pendapatan dengan menempatkan produk dan jasa lebih cepat ke dalam pasar
• Meningkatkan tingkat retensi karyawan dengan mengenali nilai dari karyawan
• Mengurangi operator dan menekan biaya dengan menghilangkan biaya yang tidak perlu
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan posisi dalam pasar dengan lebih cerdas dalam pasar
• Meningkatkan keberlangsungan perusahaan
• Meningkatkan profit perusahaan
• Mengoptimalkan interaksi antara R&D dengan marketing
• Meningkatkan persainga kelompok
• Membuat karyawan professional semakin efisien dan efektif
• Menyediakan dasar yang lebih baik dalam pembuatan keputusan seperti membuat atau membei teknologi maupun merger
• Meningkatkan komunikasi antar pekerja
• Meningkatkan sinergi antar pekerja
• Memastikan knowledge pekerja tinggal dalam perusahaan
• Membuat perusahaan focus pada core business dan knowledge penting dalam perusahaan.

Referensi:

1. Davenport, T.H. and Prusak, L. (1998). Working knowledge: How Organisations Manage What They Know. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.
2. Salleh, Y. and Goh, W.K. (2002). “Managing Human Resources Toward Achieving Knowledge Management”. Journal of Knowledge Management, 6(5): 457-468.
3. Santosus, M. and Surmacz, J. (2001). The ABCs of Knowledge Management. CIO.
4. Skyrme, D. and Amidon, D. (1997). The Knowledge Agenda. The Journal of Knowledge Management. 1(1): 27-37.
5. Quintas, P., Lefrere, P. and Jones, G. (1997). KM: A Strategic Agenda. Journal of Long ange
   Planning. 30(3): 385-391.